O matrice de gestionare a timpului

O strategie de management veche de 28 de ani te poate ajuta să devii mai productiv și mai puțin stresat la muncă

De Shana Lebowitz

https://www.flickr.com/photos/mezone/21970578/

Creează o „matrice de gestionare a timpului.”

Pentru mulți dintre noi, sfârșitul anului este un moment ideal pentru a ne gândi la imaginea lui de ansamblu.

Ce priorități profesionale ai neglijat în 2017? Și cum le vei aborda într-o manieră eficientă în 2018?

Deși răspunsurile fiecăruia vor diferi, există câteva principii universale ce te pot ghida atunci când reflectezi la ultimele 12 luni și faci planuri pentru următoarele 12. Un astfel de principiu provine din bestsellerul despre afaceri al regretatului Stephen Covey, The 7 Habits of Highly Effective People/Cele 7 obiceiuri ale persoanelor foarte eficiente, publicat inițial în 1989.

După douăzeci și opt de ani, majoritatea ideilor lui Covey despre cum să obții succes și satisfacție continuă să fie relevante – îndeosebi ideile despre crearea unei „matrici de gestionare a timpului”.

Matricea îți permite să-ți programezi săptămâna în conformitate cu ceea ce este cel mai important pentru tine și care va avea cele mai semnificative rezultate. Ideea este prezentată ca făcând parte din obiceiul nr. 3: „Pune pe primul loc lucrurile importante ” și e menită să te ajute să devii un manager al tău mai eficient.”

Mai jos este ilustrată matricea, extrasă dintr-o carte al cărei coautor a fost mai târziu Covey, intitulată First Things First/Lucrurile importante au prioritate.

Urgent

Neurgent

Important

Copilul plânge

Incendiu în bucătărie

Unele solicitări

1

Exerciții fizice

Vocație

Planificare

2

Neimportant

3

Întreruperi

Distrageri

Alte solicitări

4

Chestiuni neimportante

Muncă neproductivă

Lucruri cronofage

După cum poți observa, cele două criterii principale pe baza cărora să-ți evaluezi sarcinile sunt urgența și importanța. Activitățile urgente reclamă atenție imediată; cele importante contribuie la misiunea, valorile și obiectivele tale. Vei dori să-ți concentrezi cea mai mare parte a energiei pe activități care sunt importante dar nu și urgente – adică activitățile menționate în sectorul 2.

Potrivit lui Covey, Sectorul 2 cuprinde construirea de relații, recunoașterea oportunităților noi și prevenirea.

Vei dori să rămâi în afara sectorului 1, plin în principal de situații de urgență; a Sectorului 3, care include întreruperi și întâlniri care nu sunt necesare; și a Sectorului 4, care include activități neproductive și lucruri cronofage.

Pare destul de simplu, dar problema este că suntem mult mai înclinați să ne ocupăm de activitățile urgente, indiferent de importanța lor, pentru că le putem vedea exact în fața noastră. Gândește-te la un email care vine, la un telefon care sună sau la un coleg de muncă care apare neinvitat la biroul tău.

Covey scrie: „Chestiunile urgente sunt de obicei vizibile. Ele ne presează; reclamă acțiune. Adeseori ele sunt prevalente față de altele. De obicei se află chiar în fața noastră. Și de multe ori este plăcut, ușor și distractiv să le rezolvi. Dar foarte adesea ele sunt neimportante!”

Pe de altă parte, activitățile din Sectorul 2 nu au aceleași consecințe imediate, așa că suntem mai puțin înclinați să ne ocupăm de ele.

Covey dă un exemplu despre cum se manifestă în viața reală conflictul dintre urgență și importanță.

El a cerut unui grup de manageri de centre comerciale să identifice o schimbare pe care ar putea să o facă, ce ar avea un impact uriaș asupra rezultatelor lor. Toți managerii au spus că vor dezvolta relații personale cu deținătorii magazinelor din centrul comercial.

Din nefericire, când Covey i-a ajutat pe manageri să-și analizeze programul zilnic, aceștia și-au dat seama că își petreceau aproximativ 5% din timp cu această activitate importantă (Sectorul 2). Și aceasta în mare parte pentru că erau ocupați cu alte sarcini aparent importante, precum întâlnirile și apelurile telefonice (Sectorul 2).

Între timp, deținătorii centrului comercial au fost asaltați de probleme de angajare și inventar, printre alte chestiuni, și au avut o instruire minimală în domeniul managementului.

Managerii au hotărât să fie proactivi și și-au investit o treime din timp în construirea de relații cu deținătorii magazinelor din centrul comercial. Drept rezultat, spune Covey, numărul managerilor a crescut cu 20%. Iar aceștia au obținut mai mulți potențiali chiriași, datorită creșterii volumului de vânzări al magazinelor din centrul comercial.

Gândește pe termen lung. Flickr/Daniel Oines

Principala lecție extrasă din acest exemplu este că uneori e necesar să faci un pas înapoi, ca să poți vedea diferența dintre cum ar trebui să-ți petreci timpul și cum îți petreci timpul. Apoi poți face un plan de ajustare a programului tău, astfel ca să aloci mai mult timp și energie activităților care vor produce realmente rezultate pe termen lung, în locul celor care vor produce rezultate după cinci minute.

Ca o consecință, afirmă Covey, vei ajunge să ai mai puține activități în Sectorul 1, de care să te ocupi: „Situațiile de criză și problemele vor ajunge la proporții rezonabile, deoarece vei gândi în perspectivă, lucrând la cauze, făcând lucrurile preventive care împiedică situațiile să se transforme în crize.”

Desigur că, dacă nu ești director, îți va fi greu să spui că nu mai participi la întâlniri care după toate aparențele sunt inutile. Dar ceea ce poți să faci este să reziști impulsului de a răspunde la emailuri, apeluri telefonice și solicitări ale colegilor, de îndată ce apar. (Poți răspunde la ele într-un moment fixat mai târziu din ziua respectivă.)

Apoi poți să folosești timpul economisit pentru a planifica în perspectivă proiectele importante care vor conta cu adevărat pentru tine și echipa ta.

Sursa articolului: http://www.businessinsider.com/how-to-use-stephen-coveys-time-management-matrix-2015-12

Traducere: Ana Nicolai

Leave a Reply